Quản trị sự thay đổi là gì?

Một nghiên cứu từ McKinsey cho thấy khoảng bảy mươi phần trăm các dự án thay đổi tổ chức không đạt được mục tiêu ban đầu đề ra, không phải vì chiến lược sai hay công nghệ không phù hợp mà vì phần lớn vì yếu tố con người. Nhân viên không được chuẩn bị, không hiểu lý do thay đổi, không tin tưởng vào lãnh đạo hay đơn giản là bị bỏ lại phía sau trong quá trình chuyển đổi. Đây chính là lý do quản trị sự thay đổi ra đời và ngày càng được xem là năng lực cốt lõi của nhà quản trị hiện đại.

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải liên tục thích nghi với công nghệ mới, thay đổi thị trường, yêu cầu mới từ khách hàng và áp lực cạnh tranh ngày càng tăng, khả năng dẫn dắt tổ chức qua những giai đoạn thay đổi một cách hiệu quả đã trở thành kỹ năng không thể thiếu. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quản trị sự thay đổi là gì, tại sao nó quan trọng và những nguyên tắc thực tiễn giúp nhà quản trị dẫn dắt thay đổi thành công.

Tổng quan về quản trị sự thay đổi

Quản trị sự thay đổi là tập hợp các quy trình, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để quản lý phần con người trong quá trình chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn trong tổ chức, với mục tiêu đạt được kết quả kinh doanh kỳ vọng và giảm thiểu những tác động tiêu cực đến năng suất và tinh thần làm việc trong giai đoạn chuyển đổi.

Điểm quan trọng cần hiểu ngay từ đầu là quản trị sự thay đổi không phải là quản lý dự án, dù hai khái niệm này thường được triển khai song song với nhau. Quản lý dự án tập trung vào việc giao kết quả đúng hạn và đúng ngân sách. Quản trị sự thay đổi tập trung vào việc đảm bảo những người sẽ sử dụng kết quả của dự án đó thực sự thay đổi hành vi và áp dụng cách làm mới một cách hiệu quả trong thực tế. Một hệ thống ERP được triển khai đúng hạn và đúng ngân sách nhưng nhân viên không dùng hoặc dùng sai là dự án thất bại dù nhìn từ góc độ quản lý dự án có thể được đánh giá là thành công.

Tại sao con người là yếu tố then chốt trong mọi sự thay đổi

Mọi sự thay đổi trong tổ chức, dù là triển khai phần mềm mới, cơ cấu lại bộ máy, thay đổi quy trình làm việc hay chuyển đổi văn hóa, cuối cùng đều được hiện thực hóa thông qua hành vi của con người. Công nghệ có thể được mua và lắp đặt, quy trình có thể được thiết kế và tài liệu hóa, nhưng tất cả chỉ tạo ra kết quả thực tế khi con người thực sự thay đổi cách họ làm việc hàng ngày.

Con người có phản ứng cảm xúc tự nhiên với sự thay đổi, đặc biệt là những thay đổi mà họ không chủ động lựa chọn. Phản ứng phổ biến nhất bao gồm lo ngại về việc liệu mình có thể học và sử dụng được cái mới không, không chắc chắn về những gì sẽ xảy ra với vị trí hay vai trò của mình sau thay đổi, và cảm giác mất mát những thứ quen thuộc dù những thứ đó không nhất thiết là tốt hơn. Nhà quản trị không giải quyết những phản ứng cảm xúc này một cách chủ động và empathetic thường thấy rằng sự kháng cự im lặng làm chậm hoặc thậm chí phá hoại quá trình triển khai dù không ai chính thức phản đối.

Các mô hình quản trị sự thay đổi phổ biến

Qua nhiều thập kỷ nghiên cứu và thực tiễn, một số mô hình quản trị sự thay đổi đã được phát triển và kiểm chứng trong nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Hiểu rõ những mô hình này giúp nhà quản trị có khung tư duy hệ thống để tiếp cận những thách thức về thay đổi thay vì xử lý từng vấn đề một cách rời rạc.

Mô hình ADKAR

ADKAR là một trong những mô hình được ứng dụng rộng rãi nhất trong quản trị sự thay đổi tổ chức hiện nay, mô tả năm cột mốc mà mỗi cá nhân cần đi qua để thực sự thay đổi thành công. Năm chữ cái trong ADKAR đại diện cho Awareness tức Nhận thức về lý do cần thay đổi, Desire tức Mong muốn hỗ trợ và tham gia vào sự thay đổi, Knowledge tức Kiến thức về cách thay đổi, Ability tức Khả năng thực hiện thay đổi trong thực tế, và Reinforcement tức Củng cố để duy trì thay đổi theo thời gian.

Điểm mạnh của mô hình ADKAR là nó giúp nhà quản trị chẩn đoán chính xác điểm gãy trong quá trình thay đổi của từng nhóm người. Nếu nhân viên biết lý do thay đổi và muốn ủng hộ nhưng không có đủ kiến thức để thực hiện, giải pháp cần tập trung vào đào tạo chứ không phải truyền thông thêm. Nếu nhân viên có đủ kiến thức nhưng không thực sự có khả năng làm đúng trong thực tế vì thiếu công cụ hay hỗ trợ, giải pháp cần tập trung vào môi trường và hỗ trợ thực hành chứ không phải đào tạo thêm lý thuyết.

Mô hình 8 bước của Kotter

John Kotter, giáo sư Đại học Harvard, đề xuất mô hình tám bước dẫn dắt thay đổi tổ chức lớn, bắt đầu từ việc tạo ra cảm giác cấp bách về sự cần thiết của thay đổi, xây dựng liên minh dẫn dắt mạnh mẽ, phát triển tầm nhìn và chiến lược rõ ràng, truyền thông tầm nhìn đó rộng rãi, trao quyền cho đội ngũ hành động, tạo ra những thắng lợi ngắn hạn nhanh chóng để duy trì động lực, củng cố và mở rộng thành quả, và cuối cùng là chế hóa những cách làm mới vào văn hóa tổ chức. Mô hình này đặc biệt phù hợp với những dự án thay đổi lớn và phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều cấp độ trong tổ chức.

Những nguyên nhân phổ biến khiến sự thay đổi thất bại

Hiểu rõ những nguyên nhân thất bại phổ biến giúp nhà quản trị chủ động phòng tránh thay vì chỉ xử lý sau khi vấn đề đã phát sinh và trở nên khó khắc phục.

Thiếu sự ủng hộ nhất quán và hiện diện của lãnh đạo cấp cao là nguyên nhân hàng đầu. Khi nhân viên thấy rằng lãnh đạo cấp cao không thực sự cam kết với sự thay đổi, không dành thời gian tham gia và không chịu thay đổi hành vi của chính mình, họ sẽ nhanh chóng kết luận rằng sự thay đổi này không thực sự quan trọng và sẽ sớm qua đi nếu họ kiên nhẫn đủ lâu. Nguyên nhân thứ hai là truyền thông không đủ và không đúng. Nhân viên cần nghe lý do của sự thay đổi nhiều lần và qua nhiều kênh khác nhau trước khi họ thực sự hiểu và chấp nhận, và họ cần được lắng nghe khi có câu hỏi hay lo ngại chứ không chỉ nhận thông tin một chiều từ trên xuống.

Nguyên nhân thứ ba là thiếu đào tạo đủ và kịp thời. Yêu cầu nhân viên áp dụng cách làm mới mà không cung cấp đủ thời gian và hỗ trợ đào tạo là một trong những cách chắc chắn nhất để tạo ra sự thất vọng, sai sót và kháng cự. Cuối cùng, thiếu củng cố và theo dõi sau giai đoạn triển khai khiến tổ chức dần dần quay về cách làm cũ vì không có cơ chế nào duy trì sức ép và hỗ trợ để duy trì hành vi mới trong dài hạn.

Vai trò của nhà quản trị trong dẫn dắt thay đổi

Trong mọi dự án thay đổi tổ chức, nhà quản trị trực tiếp giữ vai trò quan trọng nhất trong việc quyết định sự thay đổi có thực sự xảy ra ở cấp độ hành vi hay không, vì họ là người tiếp xúc hàng ngày với đội ngũ và có ảnh hưởng trực tiếp đến cách nhân viên phản ứng với sự thay đổi.

Nhà quản trị hiệu quả trong thay đổi không chỉ là người truyền đạt thông điệp từ lãnh đạo cấp cao xuống đội ngũ mà còn là người lắng nghe và phản ánh lo ngại của đội ngũ lên cấp trên, hỗ trợ từng thành viên vượt qua những khó khăn cụ thể trong quá trình học và thay đổi, và quan trọng nhất là người sống mẫu mực theo những hành vi mới mà tổ chức đang hướng đến. Khi đội ngũ thấy người quản lý trực tiếp của mình thực sự thay đổi cách làm việc và tin tưởng vào hướng đi mới, khả năng họ làm theo tăng lên đáng kể so với khi người quản lý chỉ truyền đạt thông tin nhưng bản thân không thay đổi gì.

Kết luận

Quản trị sự thay đổi là năng lực ngày càng thiết yếu trong bộ công cụ của nhà quản trị hiện đại, khi tốc độ thay đổi trong môi trường kinh doanh ngày càng tăng và khả năng dẫn dắt tổ chức thích nghi thành công qua những giai đoạn chuyển đổi trở thành yếu tố phân biệt giữa doanh nghiệp phát triển và doanh nghiệp tụt lại phía sau. Hiểu đúng về tâm lý con người trong thay đổi, áp dụng các mô hình có cơ sở và giải quyết có hệ thống những thách thức về con người trong mỗi dự án là những nền tảng để xây dựng năng lực này.

Chương trình Cử nhân Quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Intracom trang bị không chỉ kiến thức về chiến lược và vận hành mà còn cả những kỹ năng lãnh đạo và quản trị con người thiết yếu như quản trị sự thay đổi, thông qua phương pháp Micro-Learning gắn liền với tình huống thực tiễn doanh nghiệp. Người đang đi làm có thể vừa học kiến thức về quản trị sự thay đổi vừa áp dụng ngay vào những tình huống thực tế đang diễn ra tại chính tổ chức của mình, tạo ra giá trị không phải chỉ sau khi tốt nghiệp mà ngay trong quá trình học.

Liên hệ tư vấn cử nhân từ xa trực tuyến đại học Intracom:

Địa chỉ:

• Hồ Chí Minh: Tầng 1-2, Tòa QCoop Building, Số 150 Nguyễn Xí, Phường Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
• Hà Nội: Tầng 2-3, Tòa 17T4, Hapulico Complex, Số 1 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân, TP Hà Nội

Website: https://intracom-onschool.edu.vn/

Hotline: 0934543996